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      手把手教你如何做現場審核記錄

      放大字體  縮小字體 發布日期:2022-05-26  來源:食品質量管理公眾號  作者:網絡  瀏覽次數:161
      核心提示:手把手教你如何做現場審核記錄
        公司質量管理體系建立并運行已達7年,期間經歷了大大小小無數次的內外部審核,也培訓和煅練了很多質量體系內審員。審核記錄是審核員在現場審核中的一項基本工作,相信對所有內審員來說都不陌生。作為公司標準質量管理人員,筆者認為審核記錄的好壞,不僅直接關系到一次質量管理體系審核的質量,也體現了一名審核員把握現場審核的能力。那么如何做好現場審核記錄,提高審核質量呢?對此,筆者將自己在此項工作中的一些心得、經驗作了收集整理,以供大家參考。
       
        一、公司質量管理體系審核記錄中普遍存在的問題
       
        由于公司內審員都是兼職身分,平常各自工作繁忙,對質量審核工作接觸、了解不多,往往也就是在每年一次的公司質量管理體系內審中才會編制檢查表,記錄審核情況,因此難免會因不熟悉標準條款要求,現場取證經驗不足,在審核技巧或現場把握能力等方面存在一些問題。從公司近幾年質量體系內審的審核記錄來看,主要存在以下幾個方面的問題:
       
        1、記錄內容與標準條款要求有所偏離,不夠準確。如:“內部溝通” 的審核,常見記錄內容是“經常溝通,非常有效”。
       
        2、記錄內容有判斷無事實,即記錄中有明確的“符合要求”的結論,但無事實依據。如:“職責、權限的劃分”審核,記錄內容是“問XXX,回答正確。”答的是什么卻無從知曉,根本無法判定是否符合標準要求。
       
        3、記錄過于簡單,缺少實際內容,無法作為認證決定的依據。如:“顧客滿意”的審核,記錄內容是“有采集記錄及分析結果,需提交公司領導。”
       
        二、審核記錄的作用
       
        根據國標中質量管理相關標準的闡述,審核記錄的作用可概括為記錄審核證據、記錄審核發現、為審核結論和認證決定提供支持依據三個方面。因此,要滿足以上要求,審核記錄應包括足夠的細節,使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況,判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發現及其支持的證據和每個不符合的審核發現及其支持的證據,用以支持認證決定的判斷。
       
        在審核工作中,按照每一次的審核計劃,審核總體時間是一定的,審核記錄占用時間的多少會直接影響到其它審核活動的時間用量。作為審核員,只有明確了審核記錄的作用,才能更好地把握審核記錄的詳略程度,從而找到審核記錄與其它審核活動的時間平衡點,切實提高現場審核的有效性和效率。
       
        三、審核記錄的記錄原則
       
        從審核記錄的作用,我們可知審核記錄應表述審核證據和審核發現。但審核證據如何界定?審核證據和審核發現又該記到什么程度呢?在每一次的審核中,我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關,但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關,后者不是審核證據,前者如果未經證實也不是審核證據,凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。因此,審核證據和審核發現的記錄應堅持以下原則:
       
        1、反映抽樣量。審核是通過適當的抽樣進行的,比如抽查了多少文件、記錄,觀察了多少活動、產品實物、工作現場等。適當的抽樣,就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少,則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持,審核員在現場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內的總量,再根據3%-5%的貫例決定抽樣量,并在審核記錄中詳細記錄,以明確反映審核抽樣的情況。
       
        2、有可重現、可追溯性。證據的一個重要屬性是“真實”性,審核記錄所反映的審核證據必須是真實存在的,具有可重現性,如果由他人重新審核,完全可再次查到。因此,審核員在現場審核中與員工、其他人面談時,要記下有關人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時,要記下有關文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設備時,要記下有關儀器、設備的編碼/編號。
       
        3、要適度簡明扼要。實際審核經驗告訴我們,現場審核必須嚴格控制記錄的時間,以便能利用更多的時間來進行審核調查。
       
        四、審核記錄的一些具體方法
       
        在審核工作中,通常運用“問、查、看”的方式進行審核。對照不同方式,結合以往的審核經歷,筆者大致總結、歸納出一些通用的記錄方法。
       
        (一) 通過詢問、交談方式進行審核的記錄方法:
       
        1、 記錄回答、交談者的姓名、職務和所屬部門(審核證據);
       
        2、 記錄回答問題的要點、主要內容(審核證據);
       
        3、 記錄對回答問題、交談內容的判斷結論(審核發現)。
       
        (二) 通過查閱方式進行審核的記錄方式:
       
        1、記錄受審核人員姓名、職務和所屬部門(審核證據);
       
        2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號(審核證據);
       
        3、記錄所抽查書面材料的數量;
       
        4、記錄審核判斷結論(審核發現)。
       
        (三)對產品進行審核的記錄:
       
        1、記錄產品所處地點(審核證據);
       
        2、記錄產品特征標記(審核證據);
       
        3、記錄審核的判斷結論(審核發現)。
       
        例:查05243S XX中醫院綜合大樓施工圖設計修改。
       
        (四)對過程進行審核的記錄方法:
       
        1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務、資格(審核證據);
       
        2、記錄此過程工作/作業名稱(審核證據);
       
        3、記錄主要工作/作業內容(審核證據);
       
        4、記錄審核的判斷結論(審核發現)。
       
        總之,進行現場審核記錄時,審核員應根據具體環節和審核現場實際情況,靈活運用各種審核記錄方法,收集記錄有效信息。同時,做好現場審核記錄,提高現場審核質量,與審核員自身的語言表達、溝通、文字書寫能力也有一定關系。但我認為其中最關鍵的,還是審核員是否具有較高的工作責任心,是否重視審核記錄。筆者相信,只要每一個審核員都能重視做好審核記錄,不怕多寫多練,不斷努力提高自己的審核記錄水平,就能在審核過程中準確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據,使記錄真實可靠,提供符合要求的、可信的審核報告,圓滿完成每一次審核任務。
      編輯:foodqm

       
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